1. Главная
  2. Каталог
  3. Сервисы 1С
  4. 1С Распознавание первичных документов

1С Распознавание первичных документов

Есть в наличии
1С Распознавание первичных документов – новый сервис, который берет на себя работу по превращению бумажных документов в документы базы 1С.
Узнать больше
при покупке на год
от 600 ₽
100 страниц
от 600 ₽
О сервисе 1С Распознавание первичных документов

Принцип работы и преимущества

Сервис помогает автоматизировать ввод первичных бухгалтерских документов в базу.

Это происходит в несколько этапов

  1. Получение изображения документа
  2. Отправка изображения документа в сервис
  3. Распознавание документа
  4. Сопоставление прочитанного текста с объектами базы
  5. Создание учетного документа в базе
  6. Прикрепление изображения к учетному документу

Получение изображения документа

Сервис умеет обрабатывать

  • Набор изображений или фотографий страниц документа
  • Электронный документ в форматах PDF, Word или Excel
  • Архивы (zip, 7zip, rar, и подобные) с изображениями, PDF, Word, Excel

Если в распоряжении имеется лишь бумажный документ, то необходимо получить его изображение, отсканировав или сфотографировав его. Например, можно использовать

  • Поточный сканер, в который можно загрузить пачку документов и получить PDF с изображением всех страниц
  • Мобильное приложение от 1С "Сканер документов"

Фотографии лучше делать при хорошем освещении таким образом, чтобы страница целиком попадала в кадр. Постарайтесь сделать четкий снимок: чем лучше качество фотографии, тем больше сервис распознает автоматически.

Отправка изображения документа в сервис

Полученные файлы можно направить в сервис с помощью приложения 1С, либо из мобильного приложения Сканер документов.

Распознавание документа

Этот этап выполняется автоматически в сервисе распознавания документов, находящемся на серверах 1С.
С каждой страницы документа распознается текст, важный для данного типа документа: определяется, например, какой текст отражает наименование поставщика, какой – ИНН покупателя, какой – относится к таблице с позициями номенклатуры, и т.д. Эти данные возвращаются в программу 1С для создания документов в базе.

Сопоставление прочитанного текста с объектами базы

В базе происходит сопоставление распознанных данных документа с объектами конкретной базы: с организациями, контрагентами, договорами, номенклатурой и другими. Помимо этого, разбирается номер и дата документа, а также табличные значения: цена, количество, сумма, ставка НДС и т.д.
Сервис пытается выполнить как можно большую часть этой работы автоматически, однако последнее слово всегда остается за пользователем: он проверят каждый сформированный структурированный документ в специальном визуальном редакторе.

В частности

  • если какие-то объекты встречаются в учете впервые и отсутствуют в базе, пользователь подтверждает их создание на основании распознанного текста
  • если какие-то объекты в базе и в документе называются по-разному, пользователю придется это выбрать вручную. База запомнит выбор и в следующий раз автоматически использует при сопоставлении

Правила сопоставления

Объект информационной базы Правило сопоставления
Номенклатура По наименованию, полному наименованию и артикулу
Контрагенты и организации По наименованию, полному наименованию, ИНН и КПП
Банки По коду
Единицы измерения По наименованию и коду
Договоры По номеру, дате и наименованию
Все остальное По наименованию

Система запоминает выбранные пользователем значения, которые отличаются от автоматически предложенных. При следующем распознавании прочитанный текст в первую очередь сопоставляется с ранее запомненными значениями.
Для большей уверенности, база автоматически проверит распознанные числовые значения на логичность, например, что цена * количество = сумме, или цена * НДС = сумме НДС.

Создание документа в базе

Все распознанные, но необработанные документы будут отображены в базе в списке распознанных документов.
Пользователю надо будет открыть каждый распознанный документ, проверить, что все значения распознались верно и нажать кнопку "Создать". Все значения, в верности которых база будет сомневаться, для удобства пользователя будут подсвечены красным цветом.
Если в базе отсутствуют какие-то контрагенты или объекты номенклатуры, то их можно будет удобно создать по одному или воспользоваться групповым созданием новых.
Если в базе уже найдет документ-основание для распознанного изображения, то изображение может быть автоматически прикреплено к документу базы.

Разделение процессов обмена документами и их учета

Сервис позволяет разделить во времени процессы обмена реальными завизированными бумажными оригиналами и учета документа в информационной базе

  1. Контрагент присылает электронную версию документа (текстовый исходник или изображение)
  2. Бухгалтер организации с помощью сервиса создает учетный документ в информационной базе
  3. Впоследствии (например, в конце недели/месяца/квартала) стороны обмениваются оригиналами
  4. Бухгалтер организации сканирует завизированные оригиналы, и они автоматически прикрепляются к учетным документам в информационной базе

Сервис 1С:Распознавание первичных документов помогает

  • Вести учет документов в информационной базе сразу после их выпуска контрагентом и сколь угодно раньше, чем обмен завизированными оригиналами
  • Автоматически прикреплять изображения сразу всех поступивших завизированных оригиналов с помощью потокового сканера

Внесение документов доверенными лицами

С помощью мобильного приложения "1С:Сканер документов" сервис позволяет бухгалтеру получать документы не только от контрагентов, а от произвольных доверенных лиц, например

  • Руководитель получил документы от партнера, он тут же пересылает их напрямую в базу
  • Менеджер по продажам встретился с контрагентом, получил от него документы, сфотографировал, переслал в базу
  • Водитель приехал на склад, получил сопроводительные документы, сфотографировал, отправил в базу
  • Кладовщик принял груз, получил от водителя документы, сфотографировал, направил в базу
  • Представитель контрагента забрал документ из бухгалтерии, сфотографировал и переслал в базу

Сервис 1С:Распознавание первичных документов упрощает

  • Получение документа любым доверенным лицом и оперативную передачу этого документа в информационную базу
  • Администрирование доступа этого доверенного лица к базе (база может быть даже не опубликована в интернете)
  • Для пересылки документа напрямую в базу достаточно мобильного телефона или планшета с камерой

Комплекты документов и групповая обработка

Комплект документов - это группа документов, отражающих одну хозяйственную операцию.
Примеры комплектов

  • ТОРГ-12 и счет-фактура
  • Акт на оказание услуг и счет-фактура
  • Счет на оплату, ТОРГ-12, акт на оказание услуг и счет-фактура

Сервис распознавания автоматически объединяет документы в комплекты и предлагает обработать их совместно. Это позволяет повысить точность распознавания и ввода новых документов: реквизит, надежно распознанный в одном документе комплекта, можно использовать для остальных документов, где он мог быть распознан плохо.
При этом часть документов из комплекта уже может быть отражена в информационной базе. Обрабатывая комплекты, сервис автоматически

  • Создаст все недостающие документы в базе
  • К уже существующим документам прикрепит соответствующие сканы

Возможность групповой обработки распознанных документов также поможет повысить скорость и точность ввода учетных документов. На каждом этапе групповой обработки сервис подскажет пользователю, на какие реквизиты следует обратить внимание, и поможет их правильно заполнить сразу для нескольких выбранных документов. Качественный результат можно будет получить значительно быстрее, чем при обработке распознанных документов по одному.
Сервис 1С:Распознавание первичных документов повышает качество при обработке

  • Документов, которые относятся к одной и той же хозяйственной операции
  • Массивов распознанных документов за счет их групповой обработки

Плавное внедрение

Предлагаемые сервисом бизнес-процессы могут безболезненно сосуществовать с традиционным способом оборота документов и не требуют резко отказываться от проверенных времени практик, знакомых и привычных исполнителям. Другими словами, внедрение сервиса в работу организации может происходить постепенно, никак не мешая существующему укладу.

Тарифы

Распознавание первых 250 страниц— бесплатно

Всем зарегистрированным пользователям портала ИТС предоставляется тестовый пакет на 250 страниц.
Активировать тестовый тариф можно на портале ИТС один раз на одного абонента.
Срок действия тестового тарифа составляет 1 год с момента активации.

Тарифы

Распознавание сервисом одной страницы стоит от 4 до 6 рублей.

Чем активнее вы пользуетесь сервисом — тем выгоднее приобретать большие пакеты. Каждый пакет действителен 12 месяцев.

100стр.
600₽
500стр.
2500₽
1000стр.
4500₽
10000стр.
40000₽

Также сервис включен в следующие 1С:ИТС

  • Для пользователей базового тарифа 1С:Фреш доступно бесплатное распознавание 30 страниц в год
  • В тарифы 1С:Фреш (ПРОФ, КОРП, СПЕЦ и ERP) включено бесплатное распознавание 250 страниц в год

Как все устроено

  • Для многих существующих и новых подписок ИТС сервис подключается автоматически
  • Можно докупить дополнительный пакет страниц, сроком на 12 месяцев
  • Текущий баланс доступен из интерфейса приложения
  • С баланса списываются только успешно распознанные страницы
  • При нулевом балансе сервис будет доступен 7 дней, и разрешит обработать в долг до 30% купленных за последний год страниц
Как подключить 1С Распознавание первичных документов

Как подключиться к сервису

Сервис распознавания документов можно использовать

Для работы с сервисом распознавания потребуется

  • Доступ в Интернет
  • Подключить Интернет-поддержку в программе 1С
  • Оформить подписку на сервис

В целях обеспечения бесперебойной работы сервиса новые пользователи подключаются к сервису по очереди. При первой попытке загрузить в приложении документы для ввода в программу пользователь будет зарегистрирован в очереди на подключение к сервису. Пользователю также будет предложено ввести e-mail, на который придет уведомление об успешном подключении к сервису. Подключение произойдет сразу или может занять несколько дней. После подключения сервис станет доступен во всех информационных базах пользователя, привязанных к его учетной записи 1С:ИТС и поддерживающих работу с сервисом распознавания документов.

Подключение сервиса распознавания документов в 1С:Бухгалтерии предприятия

  1. Включите настройку «Использовать распознавание документов»
  2. В разделах главного меню «Продажи» или «Покупки» выберите пункт «Загрузить документы из сканов (фото)»
  3. В открывшейся форме «Распознавание документов» перейдите по ссылке «Подключить сервис» и авторизуйтесь с использованием аккаунта 1С:ИТС

Если вы используете сервис 1С:Фреш, авторизация в 1С ИТС не потребуется

Подключение сервиса распознавания документов в 1С:УНФ в сервисе 1С:Фреш

  1. В магазине расширений установите расширение «Библиотека распознавания, редакция 1.1»
  2. В главном меню в разделе «Распознавание документов» откройте пункт «Задачи для распознавания»

Теперь все готово, чтобы начать пользоваться сервисом распознавания документов.

Как подключить 1С Распознавание первичных документов

Как пользоваться сервисом

  1. Как упростить ввод первичных документов в базу 1С
  2. Подключаем мобильный сканер
  3. Прикрепляем сканы к документам в базе
  4. Комплекты документов – хорошо, когда документов много
  5. Если случился аврал

1. Как упростить ввод первичных документов в базу 1С

  • Откройте форму «Распознавание документов»

Например, в Бухгалтерии предприятия для этого в разделах главного меню «Продажи» или «Покупки» выберите пункт «Загрузить документы из сканов (фото)»

  • Нажмите кнопку «Добавить файлы»
  • Добавьте все файлы с документами, которые вы хотите обработать, и нажмите кнопку «Распознать»
  • Через минуту-другую сервис вернет результаты распознавания в виде черновиков документов
  • Проверьте и, если требуется, исправьте распознанные реквизиты. В первую очередь обращайте внимание на те, что подсвечены красным
  • Сервис поможет сопоставить распознанные реквизиты с имеющимися объектами в базе, а также быстро добавить новые
  • Создайте учетные документы, все содержимое которых будет автоматически заполнено

2. Подключаем мобильный сканер

Создать документы в базе можно, даже когда сканера нет под рукой. Особенно удобно это для работы на расстоянии.

Теперь вам не придется запрашивать сканы через электронную почту или мессенджеры. Вашим контрагентам и удаленно работающим сотрудникам достаточно отсканировать документы с помощью мобильного приложения и распознанные документы мгновенно попадут в вашу базу.

  • Установите на мобильное устройство приложение «1С:Сканер документов»
  • В форме «Распознавание документов» нажмите кнопку , чтобы открыть список подключенных мобильных приложений
  • Добавьте нового мобильного пользователя, задайте ему имя и привяжите к ответственному сотруднику в базе
  • Передайте ключ пользователя на мобильное устройство или, если оно рядом, можно просто сфотографировать QR-код
  • Теперь все документы, которые фотографируются через мобильное приложение, будут появляться у вас в базе с пометкой, кто их прислал
  • Останется проверить распознанные сервисом документы и ввести учетные документы в базу, как это описано выше
  • Если захотите отключить мобильного пользователя, в любой момент нажмите кнопку

3. Прикрепляем сканы к документам в базе

Уходит много времени на поиск документа в базе, чтобы прикрепить к нему скан?

  • Откройте форму «Распознавание документов и нажмите кнопку «Добавить файлы»
  • Добавьте все файлы с документами, которые вы хотите обработать, и нажмите кнопку «Распознать»
  • Дождитесь результатов распознавания
  • Распознанные документы, для которых уже есть учетные документы в базе 1С, помечены иконкой
  • Нажмите на нее, чтобы прикрепить изображение к найденному в базе документу
  • Включите настройку автоматического прикрепления сканов к документам, чтобы сервис все делал сам

Прикрепить сканы подписанных документов теперь можно за считанные минуты – сервис сам найдет соответствующие им документы в базе 1С.

4. Комплекты документов – хорошо, когда документов много

Сервис распознавания документов понимает, какие документы относятся к одной хозяйственной операции, объединяет их в комплект и обрабатывает совместно.

Например, если отсканировать Счет на оплату, ТОРГ-12 и Счет-фактуру, которые относятся к одной сделке, то сервис при распознавании постарается их объединить вместе. В результате, учетные документы будут корректно введены в базу 1С без лишних дублей и ошибок.

Также объединение документов в комплекты помогает тратить меньше времени на исправление распознанных документов. Если в одном из документов какой-то реквизит был плохо распознан, то его значение сервис сможет взять из другого документа того же комплекта. А значит – не придется править вручную!

5. Если случился аврал

Если вы занимаетесь бухгалтерским обслуживанием или пришла пора сдавать отчетность, сервис распознавания документов поможет справиться с наплывом первички.

Рекомендуем использовать поточный сканер. С ним вы можете просто взять пачку документов и, сняв с них скрепки, целиком загрузить в поточный сканер. Полученный pdf-файл со сканами документов отправьте в сервис. А дальше сервис сам все распознает, разложит на комплекты и поможет ввести документы в базу 1С. Здорово, правда?

Если сканера под руками нет, то очень советуем использовать вместо него мобильный телефон с приложением «1С:Сканер документов».

1С Распознавание первичных документов работает в программах:
Ваш заказ готов к оформлению
Бесплатная доставка по России
Инструкции по установке включены
1С Комплект поддержки ПРОФ на 3 месяца в подарок с версией ПРОФ или КОРП!
+7 812 219-49-90